财务报销及注意事项

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日常报销内容及注意事项

报销常见问题

经费审批

• 具体规定详见《广东财经大学经费支出审批与报销管理办法》。
• 为了实现内部控制目标，项目负责人自己的票据不能由自己审批，须单位负责人审批；单位负责人的票据须要书记审批，不设书记的单位须分管校领导审批。
• 审批人员须回避本人、配偶、直系亲属经办的经费支出审批业务。

发票报销时间

• 除科研经费卡外其他项目支出的费用，当年6月前可报销上一年度的发票，6月后只能报销当年的发票；
• 科研经费卡项目，因部分项目资金未能及时到账，可报销项目立项后最近三年的发票，如科研项目是2017年8月立项，现只能报2019、2020、2021年的发票。

支付方式

公务卡结算方式

• 根据《关于进一步加强和深化公务卡改革工作的通知》（粤财支付〔2014〕13号）规定，对于纳入国库集中支付的财政性资金必须严格按规定实行公务卡结算，对于使用学校安排预算或其他自有资金，鼓励使用公务卡结算。凡使用公务卡结算的支出，可不受3000元对公转账的限制。
• 我校公务卡是工商银行，以628288开头。

其他方式

• 除的士费、网约车费、快递费（邮寄费）、签证费外，其他所有财政资金支出必须通过公务卡结算，并将报销资金转回公务卡（非公务卡支付的部分金额不能转回公务卡），并附上公务卡支付凭证。支付凭证必须显示公务卡信息，否则须附上公务卡复印件。

报销事由

• 注意事项：科研课题报销的事由，应该注明“购买科研课题xxx”、“科研课题调研租车费”等等，体现科研项目的相关费用支出。

借款（暂付款）问题

• 具体规定详见《广东财经大学暂付款管理办法》。
• 暂付款原则：“按时结算（归还）、专款专用、谁办谁还”
• 任何项目的支出（除的 士费、网约车费、快递费、邮寄费、签证费外可用现金外），金额超过3000元支出的原则上对公转账或使用公务卡支出，对公转账、没有发票的需要先借款。
• 经办人在财务管理系统借款业务模块填写报销确认单（一式三份，自己保留一份、交给财务处两份），办理好相关审批手续后，再办理借款。

发票问题

• 发票内容写明详见清单的，须是由国税系统打印出来的清单，并有经办人和证明人签名。
• 票据原件丢失须向票据出具单位取得存根联或记账联复印件，加盖票据出具单位财务专用章或发票专用章，并由当事人书面说明事由，经费负责人签名方可报销。
• 预存和充值内容发票不能报销。
• 取得国外票据为外文的，必须将票据的关键内容翻译成中文并由外事管理部门审核签字，涉及汇率换算的，由外事管理部门换算并签字确认。
• 项目负责人配偶、直系亲属的票据、网报确认单中联系人为与项目负责人为同一人的票据和网报确认单中收款人与项目负责人为同一人的票据，除项目负责人签字外，还需要单位负责人签名。注意：非科研项目的全部支出都需要单位领导审批，由归口管理部门分配到个人的专项经费，归口管理部门未确定支出范围和结构的，由归口管理部门主要负责人审批。
• 电子发票的打印大小不能小于A4纸的二分之一，支付凭证的打印大小不能小于A4纸的四分之一。
• 不能用签名章盖代替手签，签名要写在发票备注栏上。注意：不要在发票上写事由，签名不能遮盖有效信息。

发票范例（√）

错误做法（×）

• 涉及到政府采购物品需采购与招投标中心审签；单价超过200元的物品需要办理低值易耗品手续。
• 金额超过1万元的发票需提供学校（工会）与对方单位签订的合同。注意：同一天同一地方的票据累计超过1万元的也需签合同。

日常报销模块下的具体内容及注意事项（共24个模块）

办公费

• 主要内容：日常办公用品购置等
• 注意事项：购物发票需提供发票系统打印的明细清单和经办人、证明人签名；与工作无相关性的图书等不能报销（如幼中小学学习书籍等）；墨粉、硒鼓、专用纸张、灯泡等以及标准以下的移动硬盘、内存条等在专用材料模块填报，不在此模块报销。
• 涉及固定资产采购的，在固定资产模块报销，需要办理固定资报增手续，并附上固定资产报增审批表和报增单。

打印复印冲印费

• 主要内容：复印费、打印费、装订费、冲印费等
• 注意事项：发票要写上具体数量和金额，数量单位不能简单写“批”。

印刷费

• 主要内容：各类学习手册、纪念册、宣传册、入学手册、票据等的印制等。
• 注意事项：属于政府采购范围，需在政府指定的印刷厂印刷，并经采购与招投标中心审签确认。

咨询费

• 主要内容：各类业务信息等的咨询等
• 注意事项：属于政府采购范围的，按我校政府采购管理办法，金额超过5000元，必须附上开具发票单位出具的明细清单。

邮电费

• 主要内容：快递费、邮寄费及传真费、电话费、宽带费、信息使用费等。
• 注意事项：只有科研项目有预算安排的科研项目人员的电话费才能报销，须附上科研项目立项预算佐证。

公务用车运行维护费（后勤处）

• 主要内容：学校车辆用于公务交通的费用支出等
• 注意事项：特指学校车辆费用核算，非学校车辆费用勿用。

非公务用车运行维护费（不常用）

• 主要内容：学校车辆用于非公务交通的费用支出等
• 注意事项：特指学校车辆费用核算，非学校车辆费用勿用。

科研用车维护费（主要为横向课题报销内容）

• 主要内容：科研项目用车的燃料费、过路桥费、停车费；报销事由：科研课题调研用车的燃料费/过路桥费/停车费。
• 注意事项：特指有车辆维护费预算的科研项目，填报前请确认是否有预算、预算是否足够。月保年保的停车票不能报销。

非科研租车费

• 主要内容：非科研项目租用车（的士费、网约车费、租车费）

科研租车费

• 主要内容：科研项目租用车（的士费、网约车费、租车费）
• 注意事项（科研和非科研租车）：

1. 同车号、同时段的联号出租车发票不予报销；
2. 非科研项目支出的租车费的士票需每张票写上起止地点和签名；
3. 租汽车的租车费用需附上出租单位出具的行程单；
4. 网约车报销单据500元以上或同一天同一单位发票报销单据金额超过500元的，须附行程单。

的士票范例：非科研租车费需注明人员与行程；科研租车费只需注明人员。

维修（护）费

• 主要内容：设备、房屋建筑物、公共设施、室内装修、网络系统等维修支出。
• 注意事项：请按业务内容选择具体的模块填报；维修金额5000元以上的附系统开具的清单。

物业管理费（后勤处）

• 主要内容：校园的物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。
• 注意事项：请按业务内容选择具体的模块填报。

租赁费

• 主要内容：租赁办公用房、宿舍、设备等方面的支出。
• 注意事项：1万元以上的需提供学校与对方签订的合同。

工会经费

• 主要内容：学校工会经费（含下拨给部门工会的经费）于学校职工的工会活动支出。
• 注意事项：

1. 职工节日慰问品仅限于如普通粽子、普通月饼、米、面、油、肉、蛋、奶、水果、干果等，不可发放现金、购物卡、代金劵和购买美容类产品等，发放实物须实名签收；
2. 除了慰问病人和困难职工，可选择现金支付以外，各类比赛奖励（补助）须通过劳务系统发放。
3. 慰问和奖励（补助）发放标准按严格按粤财大教工[2018]15号执行，校工会和分工会不能重复发放；运动员比赛前的训练不得发放训练相关补助。
4. 工会活动每人每餐不能超过50元，并附上参加人员名单。

学生活动费

• 主要内容：学生举行各种活动的相关费用支出。
• 注意事项：学生活动（工作）经费卡和其他经费卡发生的学生活动相关费用从该模块填报；大型活动必须附学校或学院的活动方案，涉及发放奖品（纪念品）的必须提供活动方案，并附上签收表。

人才引进费

• 主要内容：学校引进人才发生的各项费用支出，包含安家费、科研启动费等。
• 注意事项：人才引进经费卡发生的全部费用和其他经费卡发生的人才引进相关费用从该模块填报；科研启动费支出须人事处和科研处负责人签名，按日常经费支出要求审批。

体育维持费（体育部）

• 主要内容：学校体育设施设备的购置、维护、体育训练和比赛等方面的支出等。
• 注意事项：体育维持费和专项体育比赛支出费用从该模块填报。

离休人员疗养费（人事处）

• 主要内容：离休人员疗养发生的各项支出
• 注意事项：离休人员疗养发生的各项费用全部从该模块填报。

离退休人员活动费（人事处）

• 主要内容：离退休人员举办各种活动发生的支出
• 注意事项：老干费卡支出的各项活动费用全部从该模块填报。

实习实践费

• 主要内容：学生实习实践发生的各种费用支出。
• 注意事项：学生实习经费卡全部支出和其他经费卡发生的实习实践费用支出。

版面出版费

• 主要内容：师生发表论文或出版专著费用支出。
• 注意事项：

1. 发表论文需提供录稿通知书或发表文章目录和刊物封面；
2. 出版专著需提供合同，个人科研经费支出的出版合同可个人和出版社签订外，非科研支出的必须是学校与出版社签订；
3. 国家社科基金项目不能报销版面费。

专用材料费

• 主要内容：不满足固定资产标准，或容易损耗的日常专用材料支出，具体包括墨粉、硒鼓、专用纸张、灯泡等以及标准以下的移动硬盘、内存条、实验室用品、消耗性体育用品等。
• 注意事项：属于政府采购范围的材料，按政府采购有关规定执行

委托业务费

• 主要内容：委托外单位办理业务而支付的相关费用；科研经费转拨出学校、与校外单位合作办学等分成款。
• 注意事项：纳入政府采购范围的委托业务费（咨询、审计服务等），按政府采购有关规定执行；无合同的小额委托业务费须简要说明具体事由。

宣传广告费

• 主要内容：购买宣传用品以及在报刊、杂志、网络、电视、宣传栏等媒介上发布的各类宣传及广告信息所发生的费用等。
• 注意事项：

1. 纳入政府采购范围的宣传广告费执行政府采购相关规定；
2. 无合同的小额宣传广告费须简要说明具体事由，宣传用品的报销参照办公用品的相关规定。

相关问答

问：电子发票的签名“本电子发票是唯一报销凭证，如有重复报销，后果自负”，现在是要写到哪里？
答：在网上报账的时候打勾了就已经等于承诺了，现在不需要写这句话。

问：邀请的省外专家来校讲座，已订了票，但因疫情原因讲座取消了，产生的退票费在哪个模块报销呢？
答：发生退票费，在日常费用模板里面，选其他大类报销就可以。

问：国外期刊，超过3000元可以先垫款吗？不然怎么办?
答：国外期刊的版面费一般都是不能用公务卡支付的，超过3000元只能先借款。但如果国内有机构代理的话，一般代理机构给的支付链接，是可以用公务卡支付的。

非科研差旅费报销内容及注意事项

• 主要内容：临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和交通补助费等非科研差旅费。

1. 需提供出差日期前通过网上办事大厅办理的《出差审批表》；
2. 经费支出必须有完整的出差票据（城市间交通费、住宿费等），除学校安排科研资金支出外，实名车票和附登机牌的机票不需附支付凭证，其他票据需附支付凭证；转签、退票费用须单位负责人审批；
3. 乘坐飞机的，可以报销机场往返市区接驳专线费用、民航发展基金、燃油附加费；从出发地到机场或从机场到目的地的的士票（网约车费）不予报销；
4. 经批准，可选择公务交通费定额包干的方式，自行解决交通工具，但必须提供路桥票等佐证材料为依据，不得再以任何形式报销城市间交通费。

• 注意：部门党政正职提供《领导干部外出审批表》；教职工由部门行政负责人审批；学生由所在院系书记审批；退休人员由退休前所在单位行政负责人审批；校外人员作为校内人员随从人员一同审批。

差旅费报销内容及注意事项

• 主要内容：临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和交通补助费等科研差旅费。
• 注意事项：详见《广东财经大学差旅费管理办法》文件和《广东财经大学省内乘用非公共交通工具出差定额包干管理办法》（粤财大〔2021〕20号）文件。

1. 需提供出差日期前通过网上办事大厅办理的《出差审批表》；
2. 除学校安排科研资金支出外，实名车票和附登机牌的机票不需附支付凭证，其他票据需附支付凭证；转签、退票费用须单位负责人审批；
3. 乘坐飞机的，可以报销机场往返市区接驳专线费用、民航发展基金、燃油附加费；从出发地到机场或从机场到目的地的的士票（网约车费）不予报销；
4. 调研差旅费最高按8天报销伙食和市内交通补助；
5. 经批准，可选择公务交通费定额包干的方式，自行解决交通工具，但必须提供路桥票等佐证材料为依据，不得再以任何形式报销城市间交通费。

劳务费报销要求及注意事项

相关问答

问：校内人员单位发”的模板，不分“按应发计税”和“按实发计税”。是吗？
答：不分。

问：什么原因导致出现“不满足模板发放名单策略人员”的情况？
答：例如选了校外的发放模板就必须是选定和发校外人员

问：上个月提交的劳务费，现在系统变回制单状态（之前是待处理状态），能不能查到退单的原因？
答：意思就是已经退单了。到财务处查找该单，需要重新做单。现场才能看到退单原因，这个功能未上系统。